Digitaler eAU-Prozess: Der Leitfaden für die HR-Abteilung
Erfahren Sie alles über die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Prozesse, Datenschutz und Tipps für die Personalarbeit.
Digitalisierungsprojekt: eAU-Prozess
Vom „gelben Schein“ zur digitalen Übermittlung
Projektleitung Personalbereich
Der Status Quo: Herausforderungen
Hoher manueller Aufwand für HR und Lohnbuchhaltung
Fehleranfällige Dateneingabe vom Papierbeleg
Verspätete Abgabe der Krankmeldungen
Die Lösung: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Seit dem 1. Januar 2023 ersetzt der digitale Prozess den klassischen 'gelben Schein'.
Vollständig digitaler Workflow zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber
Ablösung des papierbasierten Nachweises
Der neue Prozess: Schritt für Schritt
1. Meldung
Mitarbeiter informiert Arbeitgeber (unverzüglich) und geht zum Arzt.
2. Übermittlung
Arzt sendet eAU-Daten direkt an die Krankenkasse.
3. Abruf
Arbeitgeber ruft nach Information durch Mitarbeiter die eAU bei der Kasse ab.
Datenschutz & Sichtbarkeit
Sichtbar für Arbeitgeber
• Name des Mitarbeiters • Dauer der Arbeitsunfähigkeit • Erst- oder Folgekrankschreibung
NICHT Sichtbar (Geheim)
• Diagnose (Krankheit) • Fachrichtung des Arztes • Name des Arztes
Geltungsbereich & Ausnahmen
Gesetzlich Versicherte (GKV)
Automatischer eAU-Abruf möglich. Standardprozess aktiv.
Privat Versicherte (PKV)
eAU noch nicht verfügbar. Papierbescheinigung weiterhin notwendig.
Projektplan: Vorbereitung & Technik
Phase 1: Analyse
Prüfung der HR-Prozesse und des Lohnabrechnungssystems.
Phase 2: Technik
Schnittstelleneinrichtung zu Krankenkassen & Systemanpassung.
Projektplan: Rollout & Go-Live
Phase 3: Schulung
Training für HR & Lohnbuchhaltung. Informationskampagne für alle Mitarbeiter.
Phase 4: Test & Go-Live
Testabruf der eAU und offizieller Prozessstart.
Typische Fehlerquellen & Lösungen
Keine Daten beim Kassen-Abruf verfügbar
Falsche Versicherungsdaten hinterlegt
Verspätete Krankmeldung durch Mitarbeiter
Lösung: Klare Regeln & Ersatzprozesse (z.B. nachträgliche Bestätigung)
Fazit: Vorteile der eAU
Weniger Papierverbrauch
Reduktion von Fehlern
Schnellere, effizientere Prozesse
Deutliche Arbeitserleichterung für die Personalabteilung.
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!
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