E-Mail-Archivierung mit MailStore: Strategie & Compliance

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Implementierungskonzept, Technische Architektur & Compliance-Strategie

Ausgangslage & Risikoanalyse

Aktueller Status: Lückenhafte Archivierung, keine zentrale Lösung.

Rechtliche Risiken: Verstoß gegen GoBD und DSGVO.

Konsequenzen: Bußgelder bis zu 4% des Jahresumsatzes, Schätzung der Steuerlast durch das Finanzamt.

Rechtliche Anforderungen (GoBD)

Vollständigkeit & Unveränderbarkeit

Lückenlose Erfassung aller steuerlich relevanten E-Mails. Keine nachträgliche Manipulation möglich.

Aufbewahrungsfristen

6 Jahre (Handelsbriefe) bis 10 Jahre (Buchungsbelege, Bilanzen).

Maschinelle Auswertbarkeit

Daten müssen für Prüfer (Z3-Zugriff) durchsuchbar und exportierbar sein.

Marktanalyse & Auswahl

VS.

Entscheidung für MailStore:

• Einmalige Lizenzkosten (statt Abo-Zwang).<br>• Keine Zusatzkosten für PST-Dateien/inaktive User.<br>• Flexibler Support (Standard vs. Premium).<br>• Hohe Kompression (ca. 60%).<br>• Einfache Windows-Integration.

TCO Prognose: 10 Jahre

Einsparungspotenzial: ~76% über 10 Jahre durch das MailStore Lizenzmodell.

Technische Architektur

Infrastructure Setup:

• Virtualisierung: VMware vSphere<br>• OS: Windows Server<br>• Storage: NAS via iSCSI (Block-Level Access)<br>• Protokoll: TCP (Verbindungsorientiert & zuverlässig)

Speicherstrategie & iSCSI

Warum iSCSI statt SMB/Netzwerkfreigabe?

Performance

Blockbasierter Zugriff verhält sich wie eine lokale Festplatte – signifikant schneller bei Datenbank-Operationen.

Kompatibilität

MailStore benötigt lokalen Laufwerkszugriff für die Master-Datenbank.

Stabilität

Vermeidung von Verbindungsabbrüchen, die bei Standard-Netzwerkshares auftreten können.

Archivierungsstrategie: Journaling

Sicherstellung der Rechtssicherheit (GoBD)

1. E-Mail Ein-/Ausgang (MS Exchange)

2. Kopie an Journal-Postfach bevor Zustellung

3. MailStore pollt Journal-Postfach

4. Zuordnung zu Benutzerarchiven

Besonderheit: Nutzung eines 'Catchall'-Ordners für nicht zuordenbare Mails, um Lizenzlimits in der Testphase zu umgehen.

Postfacharchivierung & Migration

Postfacharchivierung

• Ziel: Server-Entlastung & Ordnerstruktur-Erhalt.<br>• Mails werden nach Archivierung aus dem Live-Postfach gelöscht (Stubbing optional).<br>• Benutzer behalten ihre gewohnte Ordnerstruktur im Archiv.

PST-Migration

• Problem: Dezentrale, fehleranfällige PST-Dateien.<br>• Lösung: Import in MailStore.<br>• Vorteil: Zentrale Suche, Backup-Fähigkeit, keine lokalen 'Datengräber' mehr.

Sicherheit & Identitätsmanagement

Verzeichnisdienste (Azure AD)

• Synchronisation mit Microsoft 365 / Azure AD.<br>• Automatische Anlage neuer Benutzer.<br>• Automatische Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeiter (Lizenz-Recycling).

Netzwerksicherheit

• SSL-Verschlüsselung (Let's Encrypt Zertifikat).<br>• Firewall-Ports strikt reglementiert.<br>• Zugriff nur für autorisierte IP-Ranges.

Aufbewahrungsrichtlinien

Standard Retention

10 Jahre

Für alle geschäftlichen E-Mails gemäß GoBD.

Hard Delete

13 Jahre

Automatische endgültige Löschung zur DSGVO-Compliance.

Bewerbungen

90 Tage

Spezielle Regel für Bewerberdaten (Datenschutz).

Tests & Qualitätssicherung

• Funktionstests: Archivierungsläufe Postfach & Journal erfolgreich.<br>• Recovery: Rücksicherung von E-Mails ins Live-Postfach validiert.<br>• Compliance Check: Unveränderbarkeit und Protokollierung bestätigt.<br>• Performance: Import großer PST-Dateien ohne Serverlast.<br>• Rechtevergabe: Auditoren-Zugriff vs. Admin-Zugriff getrennt.

Projektergebnisse (Soll / Ist)

Rechtskonformität

GoBD & DSGVO erfüllt (Journaling + Richtlinien)

Zentrale Lösung

MailStore produktiv im internen IT-Betrieb

Integration

MS365, Active Directory & iSCSI NAS erfolgreich eingebunden

Effizienz

~60% Speicherreduktion durch Deduplizierung & Kompression

Fazit & Ausblick

Das Projekt bietet eine skalierbare, wartungsarme und rechtskonforme Lösung für die kommenden Jahre.

Nächste Schritte

• Vollständiger Import aller verbleibenden PST-Dateien.<br>• Einrichtung von erweitertem Monitoring & Reporting.<br>• Regelmäßige Überprüfung der Löschregeln.

Vielen Dank

Fragen zur Architektur oder Compliance?