Panduan Lengkap Dokumen Proyek: Dari Awal Hingga Selesai

PANDUAN DOKUMEN PROYEK

Dokumen yang Perlu Dipersiapkan

Selama Masa Proyek

Panduan lengkap dokumen yang wajib disiapkan dari awal hingga selesainya proyek

DAFTAR<br>ISI

Dokumen pendukung yang dipersiapkan dan diselesaikan dari tahap awal hingga serah terima akhir proyek.

01

Time Frame Proyek

02

Struktur Organisasi Proyek

03

Daftar Modul dan Menu Aplikasi OWL

04

Hasil Analisis

05

Functional Design

06

Hasil Modifikasi

07

Hasil QA

08

Laporan Progress Proyek Bulanan

09

Berita Acara Serah Terima

01

JADWAL & MILESTONE

Time Frame Proyek

Dokumen yang berisi jadwal pelaksanaan proyek, milestone, target penyelesaian, dan timeline setiap tahapan.

Jadwal Pelaksanaan Proyek

Rincian timeline keseluruhan proyek dari awal hingga selesai

Milestone

Pencapaian penting yang menjadi penanda kemajuan proyek

Target Penyelesaian

Tanggal dan kondisi penyelesaian yang ditetapkan

Timeline Setiap Tahapan

Jadwal rinci per fase atau tahapan pekerjaan

02

TIM & TANGGUNG JAWAB

Struktur Organisasi Proyek

Dokumen yang menjelaskan susunan tim proyek, peran, tanggung jawab, serta PIC dari masing-masing fungsi.

Susunan Tim Proyek

Daftar lengkap anggota dan struktur hirarki tim

Peran & Tanggung Jawab

Deskripsi tugas dan kewenangan setiap anggota

PIC Setiap Fungsi

Person In Charge yang bertanggung jawab pada tiap area

Jalur Komunikasi

Alur koordinasi dan eskalasi dalam tim proyek

03

RUANG LINGKUP APLIKASI

Daftar Modul & Menu Aplikasi OWL

Dokumen yang memuat daftar modul, fitur, dan menu yang digunakan atau terdampak dalam ruang lingkup proyek.

Daftar Modul

Modul-modul sistem OWL yang termasuk dalam scope proyek

Fitur yang Digunakan

Fitur spesifik yang diaktifkan atau dikonfigurasi

Menu yang Terdampak

Menu dan sub-menu yang mengalami perubahan atau penggunaan baru

04

IDENTIFIKASI & GAP ANALYSIS

Hasil Analisis

Dokumen hasil identifikasi kebutuhan bisnis, kebutuhan pengguna, gap analysis, dan permasalahan yang menjadi dasar pengembangan/modifikasi.

🔍

Kebutuhan Bisnis

Identifikasi kebutuhan dari sisi bisnis dan operasional

👤

Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan dari perspektif end-user

📊

Gap Analysis

Perbandingan kondisi saat ini vs kondisi yang diinginkan

⚠️

Permasalahan Utama

Identifikasi masalah yang menjadi dasar pengembangan

05

RANCANGAN FUNGSIONAL SISTEM

Functional Design

Dokumen rancangan fungsional sistem yang menjelaskan alur proses, requirement, logika bisnis, dan spesifikasi fungsi yang akan diimplementasikan.

Alur Proses

Diagram dan penjelasan alur kerja sistem dari awal hingga akhir

Requirement

Daftar kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi sistem

Logika Bisnis

Aturan dan logika yang mendasari proses bisnis dalam sistem

Spesifikasi Fungsi

Detail teknis dan fungsional dari setiap fitur yang diimplementasikan

06

PERUBAHAN & PENGEMBANGAN SISTEM

Hasil Modifikasi

Dokumen yang menjelaskan hasil perubahan/pengembangan sistem, termasuk detail fitur yang dimodifikasi atau ditambahkan.

Detail Perubahan Sistem

Penjelasan lengkap setiap modifikasi yang dilakukan pada sistem.

Fitur Baru yang Ditambahkan

Deskripsi fitur baru yang berhasil diimplementasikan.

Dokumentasi Teknis

Catatan teknis dan konfigurasi hasil modifikasi.

Verifikasi Perubahan

Konfirmasi bahwa modifikasi sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.

07

QUALITY ASSURANCE & TESTING

Hasil QA

Dokumen hasil pengujian kualitas, meliputi skenario test, hasil testing, temuan issue, dan status perbaikannya.

Skenario Test

Daftar lengkap skenario dan kasus uji yang dijalankan

Hasil Testing

Hasil dan output dari setiap pengujian yang dilakukan

Temuan Issue

Catatan bug, error, dan permasalahan yang ditemukan saat testing

Status Perbaikan

Status penanganan setiap issue (Open / In Progress / Fixed / Closed)

08

MONITORING & PELAPORAN

Laporan Progress Proyek Bulanan

Dokumen laporan perkembangan proyek setiap bulan, yang berisi status pekerjaan, kendala, risiko, dan rencana tindak lanjut.

Status Pekerjaan

Perkembangan dan persentase penyelesaian pekerjaan bulan berjalan

Kendala

Hambatan dan tantangan yang dihadapi selama periode pelaporan

Risiko

Identifikasi risiko proyek beserta tingkat dampak dan kemungkinannya

Rencana Tindak Lanjut

Langkah-langkah yang akan diambil di periode berikutnya

09

HANDOVER & CLOSING

Berita Acara Serah Terima

kepada Tim Support

Dokumen resmi serah terima hasil proyek kepada tim support, termasuk ruang lingkup support, tanggal efektif, dan pihak-pihak yang terlibat.

Ruang Lingkup Support

Definisi cakupan dukungan yang diserahterimakan

Tanggal Efektif

Tanggal mulai berlakunya serah terima dan support

Pihak-Pihak yang Terlibat

Daftar pihak penanda tangan dan yang bertanggung jawab

Penandatanganan Resmi

Prosedur dan persyaratan pengesahan dokumen BAST

Dokumen Lengkap = Proyek Sukses

Pastikan semua 9 dokumen dipersiapkan dengan baik di setiap tahapan proyek

TERENCANA

TERDOKUMENTASI

TERUKUR

Terima Kasih