US Federal Grant Single Audit Requirements voor TU Delft

Single Audit Certificering US Federal Grants

Impact, Vereisten & Regelgeving voor TU Delft (FY 2024)

Aanleiding: Het Verzoek

Verzoek via Stanford University voor een Single Audit (SA) Certificate over FY 2024.

Betreft geen reguliere jaarrekening, maar specifieke auditvereisten voor Amerikaanse federale subsidies.

TU Delft ontvangt toenemende US Grants, waardoor de uitgaven boven de drempelwaarde uitkomen.

Regelgevend Kader: Subpart F (2 CFR 200)

Wijzigingen per oktober 2024

Nieuwe Reikwijdte

Niet alleen HHS/NIH of USAID, maar álle Amerikaanse federale projecten tellen mee.

Drempelbedrag

Audit verplicht bij uitgaven > USD 1.000.000 aan federale middelen.

Impact & Inhoud van de Audit

Wat wordt getoetst?

Naleving van US regelgeving, financiële juistheid van declaraties en interne administratieve processen.

Selectie & 'Cluster'

Audit per cluster (bijv. NIH, DoD). Selectie van 40% van de projecten (High-Risk).

Vereiste Documentatie (SEFA)

Schedule of Federal Expenditures (SEFA) overzicht Grootboek met daadwerkelijke uitgaven Contracten, amendments & subaward-overeenkomsten Facturen richting de 'prime recipient' Onderbouwing overhead (F&A) & Personeelsgegevens

Let op: 100% van de personeelskosten binnen geselecteerde projecten wordt getoetst.

Financiële Compliance: Inkoop & Kosten

Inkoop (Procurement)

Micro-purchase threshold is USD 10.000. Uitgaven hierboven vereisen formele inkoopprocedures. Huidige TUD interne drempel (€25.000) is NIET toereikend.

Declaraties & Reizen

Kosten moeten herleidbaar zijn tot grootboek. EU-VS vluchten: Alleen 'Open Skies' maatschappijen. Alcoholkosten zijn nooit declarabel.

Personeelskosten & Fringe Benefits

Methodiek en Beperkingen

Interreg-methodiek: Afrekening op basis van werkelijke directe salariskosten en een norm van 1.720 uur per fte.

Fringe benefits zijn onderdeel van de reguliere EU-personeelskosten (sociale lasten, pensioen).

VERBODEN: Aanvullende opslagen voor fringe benefits bovenop de werkelijke kosten (conform 2 CFR 200.431).

Indirecte Kosten (F&A)

Indirecte kosten (Overhead) mogen berekend worden, maar zijn gemaximeerd afhankelijk van het agentschap.

NIH Projecten: Maximaal 8% van Modified Total Direct Costs.

Overige Agencies (bijv. DoD): 15% (De-minimis) tenzij anders overeengekomen.

Financiële Impact: Auditkosten

Accountant: LEES Accountants (UK) Kosten per project: £1.875 (€1.875) Verwachte selectie: ~9 projecten (uit 22) Totale kosten: €16.900 – €17.000

Conclusie & Impact Organisatie

Substantieel risico: Onjuiste inrichting leidt tot terugbetaling en reputatieschade.

Administratieve last: Proces duurt 3-6 maanden en vereist aanzienlijke coördinatie.

Actie: Projectleiders en controllers moeten processen aanpassen en nieuwe US grants zorgvuldig afwegen.